Dokumentenverwaltung Inside! 3.0

Dokumentenverwaltung

Zentrale Dokumentenablage
Als Dokumentenverwaltung ist INSIDE! die universelle Lösung und das perfekte Werkzeug um alle anfallenden Dokumenttypen wie Word-Briefe, Excel-Tabellen, Bilder, Videos, Zeichnungen, Texte usw. adress-/projektbezogen abzulegen. Per Mausklick lassen sich Briefe mit perfekter Anschrift direkt aus der Adresse erzeugen oder bestehende Dateien per "Drag & Drop" oder Dateiauswahl übernehmen. Auch das Problem Dokumente wieder zu finden entfällt – die Aufgabe der Speicherorganisation in einem zentralen Archiv, wird von INSIDE! übernommen.

Dokumentenverwaltung: Dokumentmaske
Dokumentmaske: übersichtlich und funktionell!
Einzelbrief / Dokument
Direkt aus der Adresse heraus, lassen sich Briefe erstellen, die bereits Adressangaben in eine individuell ausgewählte Word-Vorlage übergeben. Dabei wird das in der Adresse individuell eingestelle Adressformat berücksichtigt, so dass immer die korrekte postalische Anschrift verwendet wird. Der Umgang mit unterschiedlichen Adresstypen wie z.B. Privat- /oder Geschäftsadressen, Inland- oder Auslandadressen wird so zum Kinderspiel!

Selbstverständlich können so auch Word basierende Rechnungen, Verträge oder sonstige beliebig erstellte Formatvorlagen verwendet werden. Neben der Anschrift, werden auch Informationen, wie z.B. Dokumenttitel (z.B. Betreff), eine individuelle Nummer und Aktenzeichen, sowie Benutzerinformationen übergeben.

Serienbriefe
Ein echtes Highlight von INSIDE! Dokumentenverwaltung ist das Erstellen von Serienbriefen. Dazu werden einfach die gewünschten Adressen mit der Maus markiert, ein neues Seriendokument erzeugt, bei dem eine Word-Vorlage ausgewählt wird und los geht’s! Das Beste ist, dass alle Empfänger eine Verknüpfung zu diesem Brief erhalten und so dieser bei jeder Adresse wieder zu finden ist!

Beim Versuch den gleichen Brief ein weiteres mal für einen Empfänger zu erstellen, erscheint eine Meldung mit entsprechendem Hinweis und den Möglichkeiten, entweder den Brief trotzdem zu erzeugen oder den Empfänger auszulassen.

Dokumentenverwaltung: Dokumentmuster verwalten
Office-Anbindung: universell und flexibel!
Office-Anbindung
Über die Anlage von so genannten Dokumentmustern, lassen sich alle Arten von Dateitypen wie z.B. Word-Vorlagen in INSIDE! Dokumentenverwaltung einbinden!

Scannen
Selbst eingehende Post oder Dokumente die nur in gedruckter Form vorliegen, können mit INSIDE! Dokumentenverwaltung archiviert werden. Einfach in der Dokumentmaske auf das Scannersysmbol klicken und das gewünschte Papier scannen. Dieses wird dann ins JPG-Format konvertiert und anschließend ins Archiv übertragen.