FAQ der CRM Adressverwaltung

INSIDE! 3.0 - FAQ

Allgemeine Fragen
Fragen zur Adressenverwaltung
Fragen zur Dokumentenverwaltung
Fragen zur E-Mail Funktion

Allgemeine Fragen
INSIDE! wurde sowohl für das kleine Büro als auch für den Betrieb in einem großen Umfeld mit erhöhten Sicherheitsanforderungen konzipiert. Also von 1 bis > 100 Arbeitsplätze!

INSIDE! stellt ein mehrstufiges Sicherheitskonzept zur Verfügung. Durch die Benutzerverwaltung können in der ersten Stufe nur Personen das Programm benutzen, die als Benutzer angelegt worden sind und einer Benutzergruppe zugewiesen wurden. In der zweiten Stufe können sie, über die Vergabe von Einzelrechten innerhalb einer Benutzergruppe, detailliert festlegen, welche Aktionen für diese zulässig sind. Selbst einzelne Felder lassen sich gegen Änderungen schützen oder verstecken. In der dritten Stufe können Sie auf Datensatzebene Datensätze auf öffentlich (Voreinstellung), vertraulich (also nur für Sie sichtbar oder änderbar) oder bestimmten Benutzergruppen freischalten. Den Benutzergruppen können Sie wiederum auch noch Lese- und/oder Änderungsrechte geben.

Ja. Sie haben die Möglichkeit, Änderungen durch Änderungsjournale aufzuzeichnen. Diese Funktion können Sie wahlweise an- oder ausschalten.

Ja. INSIDE! wurde von Grund auf auf Erweiterbarkeit und individuelle Anpassung konzepiert. Wir realisieren nach Ihren Wünschen die Funktionen und Erweiterungen die Sie benötigen. Der Vorteil für Sie: preiswerter als eine komplette Individualprogrammierung und die Updatefähigkeit bleibt voll erhalten!

Ja. Sie können Listen genau so ausdrucken, wie Sie die Daten am Bildschirm sehen. Sie erstellen sich einfach eine Ansicht mit den gewünschten Spalten, stellen die Breite und Filter ein - fertig. Der Titel der Ansicht wird als Überschrift der Liste verwendet. Reicht der Platz auf dem Papier nicht aus, so wird die Liste automatisch im Querformat gedruckt.

Selbstverständlich - INSIDE! kann mit zwei verschiedenen Datenbanken genutzt werden. In einem kleinen Umfeld (bis max. 5 - 10 Arbeitsplätze) mit einer Access-Datenbank in der "Professional" - Version. Für den Einsatz in einem großen Umfeld kann der MS SQL Server ab Version 7.0 genutzt werden.

Die Standard-Version ist eine reine Einzelplatzlösung. D.h. Programmdateien und Datenbank müssen auf ein und dem selben PC installiert sein. Die Professional- und die Enterprise-Version sind dagegen netzwerkfähig. Programmdateien und Datenbank können auf unterschiedlichen PC's liegen und es können mehrere Arbeitsplätze mit der selben Datenbank arbeiten. Die Enterprise-Version unterstützt zusätzlich zur Access-Datenbank auch den MS SQL Server um auch im Einsatz mit großen Datenmengen und vielen Arbeitsplätzen sicher und performant zu sein.

Fragen zur Adressenverwaltung
INSIDE! bietet die Möglichkeit beliebige Felder zur Adresse anzulegen. Dazu können Sie unter den Adressparametern sogennante "Merkmale" vom Typ "Eigenschaft" anlegen. Zu jedem Eigenschafts-Merkmal, lassen sich wiederum beliebige Felder definieren. Die so erzeugten Eigenschafts-Merkmale lassen sich ganz individuell, bei Bedarf, an eine Adresse anhängen. Selbstverständlich können Sie nach den dort hinterlegten Informationen suchen und filtern. Auch können Sie weitere Merkmale an eine Adresse anhängen.

Ja. INSIDE! besitzt einen komfortablen "Import-Assistenten", der Adressen aus beliebigen Textdateien (z.B. TXT, ASC, TAB, CSV usw.) übernehmen kann. Der große Vorteil ist die integrierte Doublettenfilter-Funktion, die auf Wunsch verhindert, dass gleiche Adressen doppelt importiert werden. Alle frisch importierten Adressen werden in einem speziellen Import-Bereich abgelegt. Damit haben Sie die Möglichkeit, gezielt die "Neuankömmlinge" zu kontrollieren und zu bearbeiten. Ein Protokoll zeichnet den Verlauf auf und hilft Ihnen bei der Problemanalyse falls Daten nicht zu importieren waren oder noch zu bearbeiten sind.

Ja. Sie können jede Datei, die sich über die Dateiendung (Windows-Verküpfung) aus dem Windows-Explorer heraus öffnen läßt, als Dokument zur Adresse verknüpfen. Z.B. ein Bild vom Typ Bitmap würde dann z.B. das Programm Paint starten und angezeigt werden.

Ja. INSIDE! hat eine sehr komfortable Möglichkeit Etiketten zu drucken. Z.B. Adressen markieren, rechtsklicken und "Etikett(en) drucken..." auswählen. Prinzipiell können Sie alle erdenklichen Formate verwenden. Sie hinterlegen sich einfach die vom Hersteller der benutzen Etiketten genannten Abmessungen in den Systemparametern. Auch können Sie die Schriftart und ob die Etiketten mit oder ohne Absender gedruckt werden sollen, Spaltenanzahl usw. einstellen.

Es ist möglich beliebige Anschriftformate zu hinterlegen, bei denen Sie völlige Gestaltungsfreiheit in Form und Inhalt haben. Jeder Adresse können Sie dann ein hinterlegtes Anschriftformat zuweisen. Der Vorteil - wenn Sie den Aufbau einer Anschrift einmal ändern müssen, so kann das an einer Stelle zentral gemacht werden, ohne jede Adresse einzeln ändern zu müssen.

Sie können sogenannte Kategorien anlegen und jeder Adresse aus diesen beliebige Kategorien zuordnen. Sie haben die Möglichkeit sich eigene Listen durch Filterung der Daten aufzubauen, sodaß Adressen auch in mehreren Listen erscheinen können. So können Sie z.B. einer Adresse die Kategorie "Privat", "Verein" und "VIP" setzen.

Mit der integrierten Suchfunktion können Sie nach allen hinterlegten Informationen suchen. Auch in selbstdefinierten Feldern ist eine Suche nach Daten möglich.

INSIDE! bietet die Möglichkeit beliebige Felder zur Adresse anzulegen. Dazu können Sie unter den Adressparametern sogennante "Merkmale" vom Typ "Eigenschaft" anlegen. Zu jedem Eigenschafts-Merkmal, lassen sich wiederum beliebige Felder definieren. Die so erzeugten Eigenschafts-Merkmale lassen sich ganz individuell, bei Bedarf, an eine Adresse anhängen. Selbstverständlich können Sie nach den dort hinterlegten Informationen suchen und filtern. Auch können Sie weitere Merkmale an eine Adresse anhängen.

Ja - aus allen Adresslisten können Sie die gewünschten Adressen markieren und Etiketten, Serienbriefe oder individualisierte Serien-E-Mails generieren.

Theoretisch mehr als eine Million. Aber es hängt auch von der verwendeten Datenbank und dem Platz auf der Festplatte ab. Bei der Standard und Professional Version liegen die Daten in einer Access-Datenbank - dort ist ein Einsatz bis maximal 50.000 - 100.000 Adressen sinnvoll. Über dieser Größenordnung, sollte ein MS SQL-Server zu Einsatz kommen. Dieser ist in der Lage auch mit sehr großen Datenmengen umzugehen.

Fragen zur Dokumentenverwaltung
Ja. Zunächst über die Zugriffsrechte innerhalb des Programms. Um auch die Sicherheitslücke über das direkte Öffnen über Word etc. oder den Windows-Explorer zu verhindern, können Sie optional unseren Dokumenten-Server einsetzen. Dieses NT-Dienstprogramm verwaltet die Dokumente, ohne dass ein Zentrales Verzeichnis für die Dokumente freigegeben sein muss.

Sie können Schriftstücke oder Fotos in Papierform direkt, vom Dokumentformular aus, einscannen. Die gescannten Bilder werden automatisch ins JPG-Format konvertiert und anschließend archiviert!

Ja. Markieren Sie die gewünschten Adressen mit der Maus indem Sie entweder über Rechtsklick im Kontextmenü "Alle markieren" auswählen oder indem Sie gezielt einzelne Adressen anklicken und dabei die Umschalttaste (SHIFT) gedrückt halten. Danach können Sie per Rechtsklick im Kontextmenü "Seriendokument" oder "Serien-E-Mail" auswählen.

Fragen zur E-Mail Funktion
Ja! Und zwar mit der Möglichkeit die Mails schon auf dem Mailserver zu löschen. Damit können Sie gezielt Spam-/Werbemails entfernen ohne Diese herunterzuladen!

Nein! Inside! verfügt über eine direkte POP3/SMTP Unterstützung. Sie können beliebige E-Mailkonten anlegen und verwalten.

Grundsätzlich ist es zu empfehlen, nur Text - E-Mails zu versenden und darzustellen. Damit aber auch eine Darstellung von HTML - E-Mails möglichst sicher ist, werden bei der Anzeige keinerlei Prozesse automatisch gestartet. Nach dem Herunterladen von HTML-Emails werden diese nach verdächtigen Code-Fragmenten durchsucht und ggf. die entsprechenden Stellen entfernt. Auch ein direktes Öffnen von E-Mailanlagen ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich!